Wie eine Stunde
durch MeetMyTutor läuft.

Was passiert

1. Das Büro legt den Kurs anSein Name setzt sich aus Jahrgang, Fach, Tutor, Wochentag und Uhrzeit zusammen, zum Beispiel „Jahrgang 10 Biologie – Priya Raman – Montag 17 Uhr – Kurs 04“, und aktualisiert sich, sobald sich eines dieser Elemente ändert.
2. Die wöchentlichen Stunden werden geplantDie Stunden wiederholen sich an den Terminen des Trimesters. Zusätzliche Einzelstunden lassen sich jederzeit zum Kurs hinzufügen.
3. Ihre üblichen Regeln geltenDie Regeln für Absagen, Verspätungen, Zahlung, versäumte Stunden und Nachholtermine, Abmeldung und Kommunikation stammen aus den Einstellungen und können für einen Kurs angepasst werden.
4. Die Schüler·innen bekommen einen PlatzFügen Sie Schüler·innen direkt hinzu, wenn deren Eltern zugestimmt haben, oder setzen Sie sie von der Warteliste ein. Diese zeigt Fach und Jahrgang jedes Kindes sowie die Zeiten, die den Eltern passen.
5. Die Eltern bestätigen einen reservierten PlatzWird ein Platz für ein Kind reserviert, sieht das Elternteil ihn auf seiner Seite mit einer Schaltfläche Bestätigen und der Frist der Reservierung. Mit der Bestätigung akzeptiert es die Bedingungen des Kurses.
6. Änderungen werden festgehaltenSchüler·innen können in einen anderen Kurs wechseln, pausiert oder entfernt werden. Jedes Hinzufügen, Entfernen und Wechseln bleibt im Verlauf des Kurses gespeichert, mit Datum und Urheber.

Abgedeckte Sonderfälle

• Ein Kurs kann seine Platzzahl nicht überschreiten, und zwei Kinder können nicht denselben Platz bekommen. Die Datenbank selbst lehnt das ab.
• Ein Tutor kann nicht in zwei Stunden gleichzeitig eingeplant werden, ein Kind ebenso wenig.
• Wird ein reservierter Platz nicht rechtzeitig bestätigt, wird er freigegeben und dem nächsten Kind auf der Warteliste angeboten. Die Dauer einer Reservierung legen Sie fest.
• Braucht ein Kurs einen Tutor, kann er mehreren passenden Tutoren gleichzeitig angeboten werden. Wer zuerst annimmt, bekommt ihn, und Kurse gehen nur an Tutoren mit bestandener, aktueller DBS-Prüfung.
• Kann ein Tutor eine Stunde nicht halten, kann das Büro unter den Tutoren, die dieses Fach unterrichten, eine geprüfte Vertretung finden, die zu dieser Zeit frei ist. Die Vertretung hält die Stunde und erhält die Vergütung dafür.
• Wird ein Kurs pausiert, ruhen seine kommenden Stunden, und die Eltern können benachrichtigt werden. Beim Fortsetzen werden sie wiederhergestellt. Ein beendeter Kurs behält seinen gesamten Verlauf.
• Der Kalender zeigt jede Stunde nach Tag, Woche oder Monat und weist auf Konflikte sowie auf Stunden außerhalb der Verfügbarkeit eines Tutors hin.

Was passiert

1. Nachrichten entstehen aus Ihren VorlagenWillkommen, Stunde umgelegt, verschoben oder abgesagt, Zahlung fällig, Abmeldung bestätigt und weitere: Jede wird einmal mit Ihren Worten verfasst, mit einer exakten Vorschau.
2. Die Morgenerinnerungen werden vorbereitetJeden Morgen bereitet MeetMyTutor pro Elternteil eine Erinnerung für die Stunden des Tages vor, mit allen Kindern der Familie in derselben Nachricht.
3. Das Büro prüft sieLesen Sie sie, ändern Sie den Wortlaut, überspringen Sie eine oder senden Sie alle auf einmal. In den Einstellungen wählen Sie, ob sie zuerst geprüft, automatisch gesendet oder ausgeschaltet werden.
4. Die Nachrichten werden zugestelltJede Nachricht erscheint auf der Seite des Elternteils. Servicenachrichten (Plätze, Absagen, Geld und direkte Antworten) gehen immer auch per E-Mail hinaus. Optionale Nachrichten, etwa Stundenberichte, werden nur an Familien per E-Mail gesendet, die dem zugestimmt haben.
5. Die Zustellung wird nachverfolgtJede Nachricht zeigt ihren Status: in der Warteschlange, gesendet, zugestellt oder gelesen, sofern der Anbieter das meldet, fehlgeschlagen mit Grund oder zurückgehalten wegen fehlender Einwilligung oder eines fehlenden verbundenen Anbieters.
6. Die Eltern antwortenEltern können dem Büro von ihrer Seite aus schreiben, und die Antworten erscheinen ebenfalls dort. Sie können außerdem Abwesenheiten und Urlaub im Voraus melden.
7. Ihr Team bleibt in Slack auf dem LaufendenAnfragen der Tutoren, Fragen der Eltern, fehlgeschlagene Nachrichten und weitere Meldungen können in Ihrem Slack-Kanal erscheinen, mit einer Morgenzusammenfassung zur Uhrzeit Ihrer Wahl.

Abgedeckte Sonderfälle

• Eine fehlgeschlagene E-Mail wird in wachsenden Abständen dreimal erneut versucht, dann mit Grund als Fehlgeschlagen markiert, und Ihr Team wird benachrichtigt. Alle fehlgeschlagenen Nachrichten lassen sich auf einmal erneut senden.
• Eine E-Mail-Adresse, die Nachrichten abweist, wird auf der Seite „Heute“ und auf der Seite der Familie angezeigt.
• Wird eine Stunde abgesagt, umgelegt oder hinzugefügt, nachdem die Morgenerinnerungen vorbereitet wurden, werden die betroffenen Erinnerungen neu verfasst. Ihr Wortlaut bleibt erhalten, wenn sich die Stunden nicht geändert haben, und „Alle senden“ verschickt nur die Fassungen, die das Büro gesehen hat.
• Solange kein E-Mail-Anbieter verbunden ist, bleiben die Nachrichten in MeetMyTutor und auf der Seite des Elternteils gespeichert: Nichts geht verloren.
• Die erfundenen Familien der Beispieldaten erhalten nie echte E-Mails.
• Ankündigungen, etwa eine Schließung in den Ferien, können an alle Eltern, alle Tutoren, die Warteliste oder nur einen Kurs gehen.

Was passiert

1. Der Tutor führt die AnwesenheitslisteAuf dem Handy oder am Computer markiert er jede·n Schüler·in als anwesend, verspätet, abwesend oder entschuldigt. Abwesenheiten, die Eltern im Voraus gemeldet haben, sind bereits als entschuldigt markiert.
2. Die Stunde wird abgeschlossenJede·r Schüler·in muss erfasst sein, bevor die Stunde abgeschlossen werden kann. Notizen und Hausaufgaben lassen sich für den Kurs oder für einzelne Schüler·innen hinzufügen.
3. Die Abrechnung folgt Ihren RegelnBei Familien, die nach den Stunden zahlen, werden Anwesenheit und Verspätungen berechnet. Eine nicht gemeldete Abwesenheit wird nur berechnet, wenn Ihre Regeln das vorsehen, entschuldigte Abwesenheiten nie.
4. Rechnungen werden ausgestelltRechnen Sie nach den Stunden ab, per Monatsbeitrag am gewählten Abrechnungstag oder über vorausbezahlte Stundenpakete. Rechnungen gehen vom Entwurf über ausgestellt und gesendet zu bezahlt.
5. Die Eltern bezahlenEltern sehen ihren Saldo, ihre Rechnungen und Zahlungen auf ihrer Seite und können per Karte über Stripe zahlen, sobald Stripe verbunden ist. Das Büro kann Zahlungen in bar, per Überweisung und per Scheck erfassen.
6. Die Vergütung der Tutoren wird vorbereitetAus den abgeschlossenen Stunden und dem Tutorensatz jedes Kurses entstehen Gehaltsabrechnungen. Das Büro genehmigt jede Abrechnung und erfasst dann die Zahlungsreferenz. Tutoren sehen die gehaltenen Stunden und was ihnen zusteht.

Abgedeckte Sonderfälle

• Eine Stunde kann für dasselbe Kind nicht zweimal berechnet werden, und eine Abrechnungsposition kann nicht auf zwei Rechnungen stehen.
• Eine Stunde kann nur auf einer einzigen Gehaltsabrechnung stehen, endgültig.
• Eine versehentlich ausgestellte Rechnung lässt sich stornieren, und Erstattungen werden mit Zahlungsart und Notiz erfasst.
• Vorausbezahltes Guthaben: Ein Elternteil kann auf seiner Seite ein Stundenpaket anfordern, und das Guthaben wird gutgeschrieben, sobald die Zahlung erfasst ist.
• Wiederholte Abwesenheiten lösen eine Meldung auf der Seite „Heute“ aus. Die Anwesenheitsquoten werden pro Schüler·in, pro Kurs und pro Tutor angezeigt.
• Die Liste „Wer schuldet was“ zeigt offene und überfällige Salden und ermöglicht Zahlungserinnerungen, höchstens einmal alle drei Tage pro Familie.
• Bei der Abmeldung eines Kindes werden das Datum der Anfrage, die letzte Stunde, der Saldo zu diesem Zeitpunkt und eine eventuell fällige Erstattung erfasst. Geldbeträge sehen nur Teammitglieder mit Buchhaltungsberechtigung.