Hoe een les door
MeetMyTutor loopt.

Wat er gebeurt

1. Het kantoor maakt de klas aanDe naam wordt opgebouwd uit jaar, vak, tutor, dag en tijd, bijvoorbeeld “Jaar 10 Biologie – Priya Raman – maandag 17:00 – Klas 04”, en wordt bijgewerkt zodra een van die onderdelen verandert.
2. De wekelijkse lessen worden ingeplandDe lessen herhalen zich over de data van het trimester. Er kunnen op elk moment losse extra lessen aan de klas worden toegevoegd.
3. Uw gebruikelijke regels worden toegepastDe regels voor annulering, te laat komen, betaling, gemiste lessen en inhaallessen, uitschrijving en communicatie komen uit de Instellingen en kunnen per klas worden aangepast.
4. Leerlingen krijgen een plekVoeg leerlingen direct toe als hun ouders akkoord zijn, of plaats ze vanaf de wachtlijst. Daarop staan het vak en het jaar van elke leerling, en de tijdstippen die de ouders goed uitkomen.
5. Ouders bevestigen een gereserveerde plekAls er een plek voor een kind is gereserveerd, ziet de ouder die op de eigen pagina, met een knop Bevestigen en de uiterste tijd van de reservering. Door te bevestigen gaat de ouder akkoord met de voorwaarden van de klas.
6. Wijzigingen worden vastgelegdLeerlingen kunnen naar een andere klas worden verplaatst, gepauzeerd of verwijderd. Elke toevoeging, verwijdering en verplaatsing blijft bewaard in de geschiedenis van de klas, met datum en wie het deed.

Bijzondere gevallen die zijn afgedekt

• Een klas kan niet meer plekken vergeven dan er zijn, en twee kinderen kunnen niet dezelfde plek krijgen. De database zelf weigert dat.
• Een tutor kan niet voor twee lessen tegelijk worden ingepland, en een kind ook niet.
• Als een gereserveerde plek niet op tijd wordt bevestigd, komt ze vrij en wordt ze aangeboden aan het volgende kind op de wachtlijst. U bepaalt hoe lang een reservering geldt.
• Als een klas een tutor nodig heeft, kan ze aan meerdere passende tutors tegelijk worden aangeboden. Wie als eerste accepteert, krijgt de klas, en alleen tutors met een goedgekeurde en actuele DBS-controle krijgen klassen aangeboden.
• Als een tutor een les niet kan geven, kan het kantoor een vervanger zoeken onder de tutors die dit vak geven, een goedgekeurde DBS-controle hebben en op dat moment vrij zijn. De vervanger geeft die les en krijgt daarvoor de uitbetaling.
• Een klas pauzeren zet de komende lessen stil, en ouders kunnen op de hoogte worden gebracht. Hervatten zet ze weer terug. Een afgesloten klas behoudt de hele geschiedenis.
• De agenda toont elke les per dag, week of maand en markeert conflicten en lessen buiten de beschikbaarheid van een tutor.

Wat er gebeurt

1. Berichten komen uit uw sjablonenWelkom, les verplaatst, uitgesteld of geannuleerd, betaling verschuldigd, uitschrijving bevestigd en meer: elk bericht schrijft u één keer in uw eigen woorden, met een exacte voorvertoning.
2. Ochtendherinneringen worden klaargezetElke ochtend maakt MeetMyTutor per ouder een herinnering voor de lessen van die dag, met alle kinderen van het gezin in hetzelfde bericht.
3. Het kantoor leest ze naLees ze door, pas de formulering aan, sla er een over of verstuur ze allemaal in één keer. In de Instellingen kiest u of u ze eerst nakijkt, automatisch verstuurt of uitzet.
4. Berichten worden bezorgdElk bericht verschijnt op de pagina van de ouder. Serviceberichten (plekken, annuleringen, geld en directe antwoorden) gaan altijd ook per e-mail. Optionele berichten, zoals lesverslagen, gaan alleen per e-mail naar gezinnen die daarvoor toestemming hebben gegeven.
5. De bezorging wordt bijgehoudenBij elk bericht staat de status: in de wachtrij, verzonden, bezorgd of gelezen zodra de aanbieder dat meldt, mislukt met de reden, of tegengehouden door ontbrekende toestemming of een niet-gekoppelde aanbieder.
6. Ouders antwoordenOuders kunnen het kantoor schrijven vanaf hun pagina, en de antwoorden verschijnen daar ook. Ze kunnen ook vooraf afwezigheid en vakanties doorgeven.
7. Uw team blijft op de hoogte via SlackVerzoeken van tutors, vragen van ouders, mislukte berichten en andere meldingen kunnen in uw Slack-kanaal worden geplaatst, met een ochtendsamenvatting op het tijdstip dat u kiest.

Bijzondere gevallen die zijn afgedekt

• Een mislukte e-mail wordt drie keer opnieuw geprobeerd met steeds langere tussenpozen, daarna gemarkeerd als Mislukt met de reden, en uw team krijgt een melding. U kunt alle mislukte berichten in één keer opnieuw versturen.
• Een e-mailadres dat berichten weigert, wordt gemarkeerd op de pagina “Vandaag” en op de pagina van het gezin.
• Als een les wordt geannuleerd, verplaatst of toegevoegd nadat de ochtendherinneringen zijn klaargezet, worden de betreffende herinneringen opnieuw geschreven. Uw formulering blijft behouden als de lessen niet zijn veranderd, en “Alles versturen” verstuurt alleen de versies die het kantoor heeft gezien.
• Zolang er geen e-mailaanbieder is gekoppeld, blijven berichten bewaard in MeetMyTutor en op de pagina van de ouder: er gaat niets verloren.
• De fictieve gezinnen in de voorbeeldgegevens krijgen nooit echte e-mails.
• Mededelingen, zoals een sluiting tijdens de vakantie, kunnen naar alle ouders, alle tutors, de wachtlijst of één klas worden gestuurd.

Wat er gebeurt

1. De tutor houdt de aanwezigheid bijOp de telefoon of computer markeert de tutor elke leerling als aanwezig, te laat, afwezig of afgemeld. Afwezigheid die een ouder vooraf heeft doorgegeven, staat al als afgemeld aangegeven.
2. De les wordt afgerondElke leerling moet zijn afgevinkt voordat de les kan worden afgerond. Er kunnen notities en huiswerk worden toegevoegd voor de klas of voor één leerling.
3. Facturatie volgt uw regelsBij gezinnen die na de lessen betalen, worden aanwezigheid en te laat komen gefactureerd. Een niet doorgegeven afwezigheid wordt alleen gefactureerd als uw regels dat bepalen, en afgemelde afwezigheid niet.
4. Facturen worden uitgegevenFactureer na de lessen, per maandbedrag op de gekozen factuurdag, of vanuit vooruitbetaalde lessenpakketten. Facturen gaan van concept naar uitgegeven, verstuurd en betaald.
5. Ouders betalenOuders zien hun saldo, facturen en betalingen op hun pagina en kunnen met de kaart betalen via Stripe zodra Stripe is gekoppeld. Het kantoor kan betalingen in contanten, per overschrijving en per cheque registreren.
6. De uitbetaling van tutors wordt voorbereidAfgeronde lessen en het tutortarief van elke klas leveren loonstroken op. Het kantoor keurt elke strook goed en legt daarna de betalingsreferentie vast. Tutors zien de gegeven lessen en wat ze tegoed hebben.

Bijzondere gevallen die zijn afgedekt

• Een les kan niet twee keer voor hetzelfde kind worden gefactureerd, en een factuurregel kan niet op twee facturen staan.
• Een les kan maar op één loonstrook staan, en dat is definitief.
• Een per vergissing uitgegeven factuur kan worden geannuleerd, en terugbetalingen worden vastgelegd met de betaalmethode en een notitie.
• Vooruitbetaald tegoed: een ouder kan vanaf de eigen pagina een lessenpakket aanvragen, en het tegoed wordt toegevoegd zodra de betaling is geregistreerd.
• Herhaalde afwezigheid geeft een melding op de pagina “Vandaag”. Aanwezigheidspercentages worden getoond per leerling, per klas en per tutor.
• De lijst “Wie is wat verschuldigd” toont onbetaalde en achterstallige saldo's en maakt het mogelijk betalingsherinneringen te versturen, hoogstens eens per drie dagen per gezin.
• Bij de uitschrijving van een leerling worden de datum van het verzoek, de laatste les, het saldo op dat moment en een eventuele terugbetaling vastgelegd. Geldzaken zijn alleen zichtbaar voor teamleden met boekhoudrechten.