MeetMyTutor

Meer informatie

Wie wat ziet,
en waar alles wordt bewaard.

Centra bewaren gegevens over kinderen. Zo is MeetMyTutor nu ingericht: wie wat kan zien, waar de gegevens worden bewaard, hoe er back-ups van worden gemaakt en welke externe diensten erbij betrokken zijn.

Wie wat kan zien

Toegang hangt af van de rol en wordt op de server afgedwongen, niet alleen op het scherm.

Ouders zien alleen hun eigen kinderen

Wie als ouder inlogt, ziet de roosters, de aanwezigheid, gedeelde notities en huiswerk, berichten en facturen van de eigen kinderen. De gegevens van andere gezinnen zijn niet toegankelijk.

Tutors zien alleen hun eigen klassen

Tutors zien de lessen, de aanwezigheid en de leerlingen van de klassen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Leerlingen worden getoond met voornaam en de initiaal van de achternaam. Notities die als zorgpunt of aanbeveling zijn gemarkeerd, blijven bij het kantoor en worden niet aan ouders getoond.

Kantoormedewerkers hebben de rechten die u ze geeft

Rechten stelt u per persoon in: de dagelijkse gang van zaken bekijken en beheren, personen bewerken, de facturatie bekijken en bewerken, berichtsjablonen, statistieken, imports, exports en instellingen. Teamleden zonder rechten voor facturatie zien het geld niet, ook niet in exports en op de pagina “Vandaag”.

De eigenaar beheert de koppelingen

Alleen de eigenaar van het account kan externe diensten koppelen, wijzigen of loskoppelen. Inloggegevens die u in de Instellingen invoert, worden versleuteld opgeslagen en daarna nooit meer volledig getoond, alleen afgeschermd, bijvoorbeeld ••••1234.

Alles wordt vastgelegd

Elke wijziging komt in het activiteitenlogboek, met wie het deed en wanneer. Ook elke persoon, klas en les toont een eigen geschiedenis.

Inloggen

Wachtwoorden worden opgeslagen als gezouten hashes, niet in leesbare tekst. Herhaalde mislukte inlogpogingen worden vertraagd, per account en per netwerk. Sessies van het kantoor en van ouders verlopen na 12 uur. De persoonlijke link van een tutor kan op elk moment worden vervangen, waarna de oude meteen niet meer werkt.

Waar de gegevens worden gehost

De gegevens van uw centrum staan in één database op een server die wij beheren. Al het verkeer naar die server is versleuteld met HTTPS, alleen de web- en beheerpoorten staan open, en beveiligingsupdates worden automatisch geïnstalleerd.

Voordat u tekent, bevestigen we schriftelijk bij welke aanbieder en op welke locatie de server staat. Hebt u eisen aan de plek waar uw gegevens worden gehost, laat het ons dan meteen weten.

Back-ups

Elke nacht, op de server

Elke nacht wordt een kopie van de hele database op de server opgeslagen, en de 14 meest recente kopieën worden bewaard.

Elke nacht, buiten de server, als u opslag koppelt

Koppelt de eigenaar een S3-compatibele opslag naar keuze, dan wordt elke nacht ook een kopie versleuteld met een wachtzin die het centrum zelf bewaart, en naar die opslag gestuurd. Zonder de wachtzin is het bestand onleesbaar. Mislukt een externe back-up, dan wordt uw team gewaarschuwd.

Terugzetten is getest

Het terugzetten van een back-up is voor het laatst getest op 5 oktober 2026: de nieuwste back-up is uitgepakt en het systeem startte op met al zijn gegevens. Onze geautomatiseerde tests controleren ook dat back-ups daadwerkelijk worden gemaakt.

Inloggegevens van koppelingen worden apart bewaard

De inloggegevens die voor externe diensten zijn opgeslagen, worden versleuteld met een sleutel die buiten de database wordt bewaard. Een back-up van alleen de database bevat dus geen bruikbare inloggegevens.

Archivering en verwijdering

Vertrokken leerlingen worden gearchiveerd

Als een leerling vertrekt, wordt die inactief in plaats van verwijderd. Lessen, aanwezigheid, betalingen en berichten blijven bewaard, zodat saldo's en geschiedenis kloppen.

Verwijdering op verzoek

Wil een gezin dat de gegevens worden verwijderd, dan vraagt het dat aan uw kantoor. Uw centrum bepaalt wat het moet bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding, en wij voeren de verwijdering samen met u uit. Dit gebeurt op verzoek, niet via een verwijderknop in de app.

Uw gegevens meenemen

Rapporten exporteert u naar Excel of CSV, of print u als PDF, en teamleden die mogen exporteren kunnen uw gegevens op elk moment downloaden via de Instellingen.

Oefengegevens blijven gescheiden

Nieuwe centra starten met verzonnen oefengegevens om mee te proberen. De eigenaar verwijdert die vóór de start, en de voorbeeldgezinnen krijgen nooit echte e-mails.

Externe diensten

Twee diensten zijn altijd betrokken: onze hostingaanbieder en Google Fonts, dat de lettertypen levert. Alle andere diensten krijgen alleen gegevens als uw centrum ze koppelt. De eigenaar koppelt elke dienst in de Instellingen en kan die daar ook weer loskoppelen.

Onze hostingaanbieder

Altijd

Beheert de server met de database en de back-ups op de server. We bevestigen de aanbieder en de locatie schriftelijk voordat u tekent.

Google Fonts

Altijd

De website en de pagina's voor het kantoor, ouders en tutors laden hun lettertypen van Google Fonts: Google ontvangt dus het IP-adres en de browsergegevens van elke bezoeker. Er worden geen gegevens van MeetMyTutor doorgegeven.

Stripe

Alleen als u kaartbetalingen accepteert

Betaalt een ouder met de kaart, dan geeft MeetMyTutor het bedrag, waarvoor er wordt betaald en het e-mailadres van de ouder door aan Stripe. Kaartgegevens worden ingevoerd op de betaalpagina van Stripe en niet door MeetMyTutor bewaard.

Slack

Alleen als u deze koppelt

Plaatst meldingen voor het team en het ochtendoverzicht in uw Slack-kanaal. Als u dat wilt, plaatst Slack ook kopieën van berichten, die de namen van ouders en de voornamen van kinderen kunnen bevatten. U kiest wat elk kanaal ontvangt.

WhatsApp (Meta)

Alleen als u WhatsApp-berichten verstuurt

Berichten aan ouders die WhatsApp hebben geaccepteerd. Zodra WhatsApp Business is gekoppeld, ontvangt Meta het WhatsApp-nummer van de ouder en het bericht; tot die tijd verstuurt het kantoor elk bericht vanuit de eigen WhatsApp door op “Openen in WhatsApp” te tikken.

SendGrid (e-mail)

Alleen als u deze koppelt

Bezorgt e-mails aan ouders en tutors. Hij ontvangt het adres van de ontvanger en het bericht. Zolang er geen e-maildienst is gekoppeld, blijven berichten in MeetMyTutor en op de pagina van elke ouder staan.

Externe back-upopslag

Alleen als u deze koppelt

Opslag in uw eigen account. Back-ups worden met uw wachtzin versleuteld voordat ze de server verlaten.

Een AI-aanbieder

Optioneel

Groq, Cerebras, OpenRouter of Google Gemini, alleen als u voor een van hen een sleutel toevoegt. Hieronder leest u wat er wordt doorgegeven.

De AI-assistent

De hulpchat werkt zonder AI-aanbieder: hij beantwoordt praktische vragen met een ingebouwde gids. Een AI-aanbieder koppelen is optioneel.

Wat er wordt doorgegeven

Is er een aanbieder gekoppeld, dan worden de vraag en de gegevens die de assistent raadpleegt om te antwoorden aan die aanbieder doorgegeven. Dat kunnen de namen van kinderen, lessen en facturen zijn.

Hij ziet alleen wat de persoon zelf kan zien

De assistent werkt met de rechten van de ingelogde persoon: de assistent van een ouder ziet alleen de kinderen van die ouder, die van een tutor alleen de eigen klassen.

Er verandert niets zonder bevestiging

Stelt de assistent een actie voor, zoals het versturen van een bericht, dan gebeurt die pas nadat de persoon op Bevestigen heeft gedrukt, en ze gaat langs de gebruikelijke controles en het activiteitenlogboek.

Gratis abonnementen die op vragen kunnen trainen

Gratis abonnementen die vragen mogen gebruiken om hun modellen te trainen, op dit moment Gemini en de gratis modellen van OpenRouter, worden standaard alleen gebruikt zolang de oefengegevens zijn geladen, niet met echte gezinnen. Controleer de voorwaarden van de gekozen aanbieder voordat u die met echte gezinnen gebruikt.

Vragen over gegevens

MeetMyTutor is ontworpen met de UK GDPR en de Children's Code van de ICO in gedachten. Deze pagina beschrijft hoe de software werkt; het is geen certificering, en uw centrum blijft zelf verantwoordelijk voor het eigen beleid. Hebt u vragen over gegevens, neem dan contact met ons op.

Bekijk hoe toegang in de praktijk werkt.

Schakel in de demo tussen de weergave van het kantoor, de tutor en de ouder, of plan een demogesprek en neem uw vragen over gegevens mee.

Verken de demo Plan een demogesprek